15. Februar 2023

Den Abiball finanzieren – für eine unvergessliche Abschlussparty

Kein Abi ohne Abiball: Nach dem Abitur ist es vorbei mit der Schule und es beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Eure Wege trennen sich und ihr werdet euch in dieser Konstellation lange nicht mehr wiedersehen. Umso wichtiger ist es, mit dem Abiball ein unvergessliches Event auf die Beine zu stellen, das euch für immer im Gedächtnis bleibt. Um dieses Vorhaben zu realisieren, benötigt ihr ein entsprechendes Budget. In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr euren Abiball finanziert – und wie ihr das gesammelte Geld am besten verwaltet.

Inhaltsverzeichnis

Verantwortliche bestimmen 

 

Damit das Vorhaben nicht im Chaos endet, solltet ihr die Hauptverantwortung für die Planung und Finanzierung des Abiballs an ausgewählte Personen übergeben. Kürt dafür am besten ein eigenes Abiball-Komitee. Die Mitglieder des Komitees kümmern sich um die Organisation des Abiballs, koordinieren Spendenaktionen, buchen Dienstleister*innen und behalten den Überblick über die Finanzen. 

 

Abiball finanzieren – diese Kosten kommen auf euch zu

 

Lange vor den letzten Abiprüfungen ist der Abiball ein heiß diskutiertes Thema. Die Location, die Musik, das Catering usw. müssen rechtzeitig gebucht werden, damit ihr nicht das Nachsehen gegenüber anderen Schulen und Events habt. Mithilfe von Erfahrungswerten vorangegangener Jahrgänge könnt ihr in etwa kalkulieren, welches Budget ihr für das Event benötigt. Absolute Gewissheit erlangt ihr, indem ihr für jeden anfallenden Kostenpunkt Angebote einholt und diese hinsichtlich Preis und Leistung miteinander vergleicht.

Diese Ausgaben müsst ihr in die Finanzierung einkalkulieren:

  • Location: Die Kosten für die Abiparty-Location verschlingen einen Großteil eures Budgets.
  • DJ/Band: Hobby-Musiker*innen oder Profi-Musiker*innen – die Kosten für DJs und Bands können sehr unterschiedlich ausfallen. 
  • Fotograf*in: Ihr könnt einen Festpreis inklusive einer bestimmten Anzahl an Fotos vereinbaren oder alle Teilnehmenden die Abiball-Fotos gegen Stückpreis online über den/die Fotografen*in ordern lassen. Für eine Fotobox fallen Extra-Kosten an.
  • Essen und Getränke: Abhängig von der Location ist das Essen im Angebot enthalten oder ihr benötigt einen externen Caterer. Abgerechnet wird pro Person. Wichtig ist, die Verpflegung der Band, der Fotograf*innen und der Security mit in die Budgetplanung einzubeziehen.
  • Dekoration: Dazu zählen Mieten für Tischdecken und Stuhlhussen sowie Ausgaben für den roten Teppich, Blumenschmuck, Motto-Deko, Menükarten, Werbe-Banner von Sponsor*innen etc.
  • Zusätzliche Kosten: Unter diesen Kostenpunkt fallen der Druck von Einladungskarten und Plakaten, Energiekosten, Kosten für Security, Sektempfang, Geschenke, Servicepersonal, Shuttleservice, Beamer usw.

Mit einer vollständigen Aufstellung der anstehenden Ausgaben wisst ihr, wie hoch die Einnahmen sind, die ihr generieren müsst, um euren Abiball finanzieren zu können.

 

6 Ideen zum Füllen eurer Abikasse

 

Der Plan steht – doch wie kommt ihr an euer Geld? Um genug Budget für den Abiball zu sammeln, reicht es meist nicht aus, einfach nur eure Eltern um einen kleinen Zuschuss zu bitten. Mehr Kreativität ist gefragt. Denn schließlich wollt ihr am Ende nicht nur ein kleines aber feines Fest, sondern einen großen Ball feiern, mit dem ihr euer Abitur gebührend feiert. Mit den folgenden 6 Ideen stellt ihr sicher, dass die Finanzierung des Events ein Erfolg ist.

 

Idee 1: Der Klassiker – Pausen- und Kuchenverkauf

 

Ob Schulpausen, Sportfest oder externe Veranstaltung: Der (wiederholte) Verkauf von selbst gebackenen Kuchen, frisch zubereiteten Waffeln, Popcorn, Zuckerwatte, Butterbrezeln, Hotdogs und vielem mehr – egal ob in der Schule oder bei Events in eurem Ort – sorgt dafür, dass sich eure Abiball-Kasse füllt. Es lohnt sich, eure Eltern und Freund*innen zahlreich anzulocken und gutes Marketing für eure Verkaufsaktionen zu betreiben; zum Beispiel mithilfe von Social Media Kanälen.

 

Idee 2: Organisation eines Schulwettbewerbs

 

Kreative Abiturjahrgänge verbinden Unterhaltung mit Gewinnung von Einnahmen für den Abiball. Organisiert z. B. eure private „Wetten, dass..."-Show, bei der Schüler*innen und Lehrer*innen Wetten anbieten. Jede*r im Publikum stimmt mit einem kleinen Einsatz ab, ob die Wette erfüllt wird oder scheitert. Wer falsch liegt, spendet das Geld in die Abikasse. Wer richtig liegt, erhält sein Geld zurück und eine Süßigkeit als Belohnung. 

Tipp: Haltet die Augen offen nach Wettbewerben externer Organisatoren – z. B. Tanzwettbewerbe, Abi-Motto-Wettbewerbe etc. – bei denen die ersten Plätze mit Geldgewinnen honoriert werden.

 

Idee 3: Sponsor*innen anlocken

 

In vielen Städten ist es Tradition, dass Abiturient*innen Werbeflächen in der Abizeitung und auf den Einladungskarten für den Abiball an ortsansässige Geschäfte und Unternehmen verkaufen. Diese unterstützen durch das Schalten von Werbeanzeigen die aktuellen Abiturjahrgänge finanziell.

 

Idee 4: Abizeitung verkaufen

 

Habt ihr einen guten Draht zu Unternehmen, zum Beispiel weil eure Eltern oder Bekannte dort arbeiten? Dann lohnt es sich, nachzufragen, ob sie einen Teil der Druckkosten für die Abizeitung übernehmen. Durch das externe Sponsoring könnt ihr den größten Teil des Geldes aus dem Verkauf der Abizeitung auf euer Abiball-Konto einzahlen.

 

Idee 5: Abiparty organisieren 

 

Einnahmen generieren und gemeinsam mit euren Mitschülern*innen feiern, könnt ihr, indem ihr – in Kooperation mit lokalen Diskotheken, Clubs und Bars – Abipartys veranstaltet. Dabei übernehmt ihr einen Großteil der Organisation und bringt durch den Verkauf von Eintrittskarten Gäste ins Haus. Um zu wissen, ob sich eine Vorabi-Party finanziell auszahlt, müsst ihr die Konditionen vorab in allen Einzelheiten verhandeln. Geld für die Abikasse verdienen könnt ihr z. B., indem ihr die Garderobe übernehmt oder die Erlaubnis erhaltet, eigene Getränke auszuschenken.

 

Idee 6: Eintrittskarten-Verkauf

 

Die Restsumme, die euch noch fehlt, um eine unvergessliche Abschlussparty zu finanzieren, kommt aus dem Erlös der Eintrittskarten. Der Stückpreis ergibt sich aus der Differenz der geplanten Ausgaben abzüglich der bereits erzielten Einnahmen. Achtet von Anfang an darauf, die Eintrittspreise nicht zu hoch ansetzen zu müssen, damit viele Gäste kommen. Außerdem gebt ihr so auch finanzschwachen Schüler*innen die Chance, mit ihren Familien am Abiball teilzunehmen.

 

Oberste Priorität – Geld demokratisch und sicher verwalten

 

Innerhalb des Komitees wird das für die Finanzierung des Abiballs eingesammelte Geld gemeinschaftlich verwaltet. Für die temporäre Aufbewahrung, insbesondere nach Events, eignet sich eine Barkasse. Aber Achtung: Achtet darauf, Barbeträge zur sicheren Verwahrung schnellstmöglich auf ein Bankkonto einzuzahlen. Dieses sollte von allen Komitee-Mitgliedern gleichberechtigt eingesehen werden können.

 

Finanzierungsarten: So könnt ihr Geld für euren Abiball sammeln

 

Für einen durchschnittlichen Abiball liegen die Kosten im fünfstelligen Bereich. Verwaltet euer Geld transparent, gemeinschaftlich und sicher. So sind sämtliche Transaktionen für alle Beteiligten nachvollziehbar und ihr behaltet den perfekten Überblick über das bereits vorhandene bzw. noch fehlende Budget.

 

Crowdfunding

 

Mit einer Crowdfunding-Kampagne könnt ihr viel Aufmerksamkeit generieren. Über eine Crowdfunding-Plattform ruft ihr eine Spendenaktion ins Leben und definiert ein Spendenziel. 

Tipp: Der Betrag sollte realistisch sein. Erreicht ihr die Mindestsumme nicht, gilt die Kampagne als gescheitert und alle Spender*innen bekommen ihr Geld zurück. 

Um Privatpersonen und Unternehmen Anreize zu setzen, euch zu unterstützen, könnt ihr eure Crowdfunding-Kampagne öffentlichkeitswirksam mit einer gemeinnützigen Aktion verbinden, z. B. indem ihr bei Erreichen des Spendenziels eine bestimmte Anzahl von Bäumen pflanzt oder Müll in einem Naturschutzgebiet einsammelt.

 

Fundraising

 

Mit einer zeitlich begrenzten Fundraising-Kampagne könnt ihr über eine Online-Plattform Spenden sammeln und eine große Anzahl an potenziellen Spendern*innen erreichen. Der Hauptunterschied zum Crowdfunding liegt darin, dass ihr das gespendete Geld auch ohne Erreichen des Mindestbetrags behalten könnt.

 

Generosity Network und PayPal.Me

 

Geld sammeln mit PayPal? Auch das ist eine Option. Im Generosity Network vom Anbieter PayPal könnt ihr eine Spendenaktion für euren Abiball erstellen. Diese darf eine maximale Laufzeit von bis zu 30 Tagen haben. Der Maximalbetrag, den ihr sammeln dürft, beträgt 20.000 Euro. Über die PayPalMe-Funktion könnt ihr Geld einsammeln, indem ihr einen individuellen Link für ein PayPal-Konto erstellt und ihn an andere Personen verschickt. In beiden Fällen wird das Geld dem Konto des Komitee-Mitglieds gutgeschrieben, das die Aktion startet.

 

elinor Gruppenkonto

 

Das elinor Gruppenkonto ist wie gemacht für die Verwaltung eures Abiball-Budgets. Nach der Einrichtung auf der elinor-Plattform erstellt ihr eine Gruppe und gewährt allen Komitee-Mitgliedern Einblick auf das Konto. Über die Bankdaten können Personen – unabhängig davon, ob sie einen elinor-Account besitzen oder nicht – Geld per Überweisung, PayPal oder SEPA-Lastschrift einzahlen.

Besonders praktisch ist das Gruppenkonto als digitale Klassenkasse, um einen Spendenlink zu erstellen, den ihr anschließend per WhatsApp und E-Mail verschickt. Wofür das Geld auf dem Abiball-Gruppenkonto verwendet wird, wird durch berechtigte Mitglieder über demokratische Abstimmungen festgelegt. Ist eine Rechnung zu bezahlen, kann jedes Gruppen-Mitglied eine Auszahlungsanfrage stellen. Wird positiv abgestimmt, erfolgt die Auszahlung automatisch.

Bitte beachten: Mit schwerem Herzen müssen wir die elinor Plattform einstellen. Aus diesem Grund sind keine Neuregistrierungen möglich. Weitere Informationen findest du in unserem Abschiedsbrief.

 

So bleibt euch der Abend für immer im Gedächtnis 

 

Euer Jahrgang soll sich noch in vielen Jahren positiv an euren Abiball erinnern können. Damit die Veranstaltung ein voller Erfolg wird, lohnt sich eine gute Planung. Macht euch rechtzeitig – am besten im Schuljahr vor eurem Abi – Gedanken über die Finanzierung. Wie wäre es, direkt ein sicheres Gruppenkonto für die Verwaltung eures Budgets zu erstellen? Nutzt jede kleine Gelegenheit, um Geld zu sammeln. Am Ende zahlt sich der Aufwand definitiv aus und ihr werdet stolz auf euch sein!

Mit der nötigen Motivation sowie Verhandlungs- und Organisationsgeschick schafft ihr es, einen fantastischen Abiball zu organisieren, der das Highlight eurer gemeinsamen Schulzeit wird.

 

 

Foto von Kajetan Sumila auf Unsplash

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